Cuando estás diseñando un proyecto social, la planificación de las acciones de comunicación del futuro proyecto es un paso fundamental para el proceso de formulación del proyecto. Tienes que saber que la comunicación en un proyecto social la forman 3 pilares importantes:
1. La Comunicación Interna, es decir, los mecanismos internos a la organización o al consorcio de organizaciones que permiten la buena circulación de las informaciones entre las personas implicadas en el diseño y gestión del proyecto, facilitando también la fluidez en los procesos de toma de decisiones.
2. La Difusión del Proyecto, o las acciones de promoción y sensibilización desarrolladas durante el ciclo de vida del proyecto para fomentar su visibilidad y el impacto tanto a nivel local como global.
3. La Diseminación de los Resultados, lo que vienen a ser las actividades del proyecto previstas para difundir los resultados obtenidos por el proyecto y fomentar sus capitalizaciones.
La definición de estas acciones tienen que planificarse a través de una estrategia de comunicación para el proyecto. Tiene que ser realista, adaptada a la propuesta diseñada y bien elaborada económicamente. Permitirá:
- Definir los objetivos de la comunicación y los mensajes que se quieren transmitir.
- Identificar el público, los canales y las herramientas de comunicación.
- Planificar los diferentes momentos de la comunicación y los recursos necesarios.
- Elaborar el presupuesto de las distintas acciones de comunicación del proyecto.
- Diseñar los indicadores para medir el impacto de la comunicación.
Hay que destacar que hoy en día se habla más de elaborar una Estrategia de Comunicación que un Plan de Comunicación, ya que las herramientas y posibilidades de comunicación están evolucionando muy rápidamente y sería complicado planificar las acciones de comunicación previstas, por ejemplo, para dentro de 2 o 3 años.
La preparación de esta estrategia se centrará entonces principalmente en los objetivos de esta comunicación y en los mecanismos que pondrá la organización para conseguir estos objetivos.
#1 - La Comunicación Interna:
La comunicación interna de un proyecto social se refiere a los mecanismos de comunicación desarrollados entre las personas gestoras y ejecutantes del proyecto para asegurar una coordinación eficiente entre ellas, una buena circulación de la información entre las distintas partes interesadas del proyecto, y sobre todo, buenos intercambios de información entre las personas y una fluidez en los procesos de toma de decisión.
Este proceso se suele definir en un protocolo de comunicación (diseñado al principio del proyecto pero que podrá evolucionar a lo largo del ciclo de vida del proyecto) consensuado por las personas que participane en el diseño del proyecto. Si hay más entidades socias en el proyecto, estos mecanismos de comunicación interna evidentemente se extienden también a ellas.
Este protocolo tiene que definir como mínimo:
- Las distintas reuniones (físicas o virtuales) previstas a lo largo del proyecto y la metodología para la coordinación de estos eventos.
- El papel y las responsabilidades de las distintas personas que intervendrán para acciones de coordinación, gestión y comunicación.
- Los formatos de documentos oficiales utilizados y/o diseñados para la gestión, la coordinación y la comunicación del proyecto.
- Las herramientas utilizadas para los intercambios del proyecto (videoconferencias, Intranet, redes sociales...).
- La reglas básicas para acciones de difusión del proyecto: formatos, logos, idiomas, patrocinadores...
- Los mecanismos previstos en caso de conflictos entre partes.
#2 - La Difusión del proyecto
Algunas acciones de comunicación que te pueden ayudar en la difusión del proyecto son:
- Diseño de un portal Internet: Es muy recomendable diseñar una web del proyecto para proyectos que duran más de un año. Este portal tiene que informar sobre el objeto del proyecto, los perfiles de los socios (si los hubiera), las principales actividades y noticias de interés. También puede servir de base para el desarrollo de otras herramientas y/o mecanismos de comunicación: intranet, redes sociales, publicación de los resultados del proyecto para su divulgación y explotación...
- Redes sociales y “Community management”: una presencia organizada y eficiente en las redes sociales es hoy en día muy importante. Si dentro de la organización se carece de las competencias para dinamizar el trabajo en estas redes, se puede subcontratar este servicio a un proveedor para garantizar una presencia fuerte del proyecto en Internet.
- Utilización de los Medias Tradicionales: trabajar con medias tradicionales (Prensa, televisión, radio...) también es importante, aunque no siempre es fácil captar su interés con un proyecto europeo. Una alternativa podría ser de identificar blogger referente en el ámbito que estás desarrollando la propuesta. Es muy probable que la publicación de un artículo en uno de estos blogs te habrá las puertas de otros medios de comunicación más institucionalizados.
- Presentaciones públicas: Para un proyecto con un impacto local importante se recomienda organizar reuniones o presentaciones publicas dónde se reunirán todas las partes interesadas en el proyecto. Estas presentaciones pueden acompañarse de un nota de prensa.
- Publicaciones: También se puede prever publicar folletos de presentación del proyecto o de algunas actividades específicas. Sin embargo estas publicaciones tienen que ser justificadas ya que ahora se suelen preferir publicaciones digitales. Puede ser más interesante planificar impresiones para publicar los resultados para acciones de diseminación de los resultados (revistas, guía de buenas prácticas...). En todos casos, la previsión de publicaciones se tendrá que acompañar de un plan para su difusión.
A la hora de diseñar Campañas o utilizar Herramientas de comunicación, tienes que intentar que respondan a los criterios siguientes:
- Sean coherentes con los objetivos y las actividades del proyecto y adaptadas al público objetivo identificado.
- Sean económicamente rentables: demostrar que las acciones previstas tienen una relación precio/impacto eficiente.
- Sean innovadores y claras: tener en cuenta que a través de la comunicación de vuestro proyecto estáis vinculando la imagen del Financiador del proyecto, y que lo más seguro que le interese transmitir una imagen moderna y unos mensajes fluídos.
#3 - La Diseminación de los resultados
La divulgación de los resultados del proyecto se entiende como las acciones previstas para poner a disposición materiales, metodologías o cualquier producción intelectual que sean de interés para futuros desarrollos.
Esta divulgación tiene que responder a un trabajo de identificación por parte de la organización, las personas y los canales más pertinentes, así como proponer una serie de iniciativas que fomenten la explotación y capitalización de estos resultados.
Algunas de las acciones que puedes desarrollar para difundir estos resultados son:
- Crear espacios de accesos abiertos en Internet (por ejemplo en el portal del proyecto) para posibilitar la interacción del público con los estudios o materiales desarrollados a través del proyecto.
- Publicación de artículos en revistas o blogs especializados en la temática del proyecto.
- Participación en clusters o eventos de interés (ferias, congresos,...).
- Organización de eventos (seminarios, conferencias...) para la presentación de los resultados del proyecto.
Esperamos que esta información te haya sido útil. Puedes dejarnos cualquier comentario sobre más ideas que utilices en tus proyectos sociales para desarrollar la estrategia de comunicación.
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